Publikacje

Elżbieta Szafarz-Marczyk

Obowiązki syndyka, likwidatora dotyczące zabezpieczenia dokumentacji upadłej, likwidowanej bądź przekształcanej firmy.

Dokumentacja jest wynikiem powstania państwa jako organizacji i konieczności zarządzania tym organizmem. Odzwierciedleniem tego zarządzania było powstawanie różnego rodzaju dokumentacji.

Już w starożytności powstawały kancelarie, czego dowodzą wykopaliska archeologiczne odsłaniające gliniane tabliczki pokryte pismem klinowym, występujące pod ruinami świątyń i pałaców na terenie Azji Mniejszej, Syrii i Mezopotamii. W starożytnym Egipcie są to zwoje papirusów, w Grecji i Rzymie pergamin.

Rozmieszczenie tabliczek i papirusów w poszczególnych salach wskazuje na to, że tej dokumentacji było dużo i o nią dbano. Dotyczyła ona różnych spraw związanych z funkcjonowaniem państw, a więc można wyodrębnić dokumentację dotyczącą dyplomacji i finansów państwa oraz jego administracji.

Dokumentacja ta, jak twierdzą archeolodzy, była gromadzona w ówczesnych archiwach i można nawet dostrzec ślady jej porządkowania.

Dokumentowana była także działalność papiestwa od jego najwcześniejszych lat powstania.

Ostatnie wieki pierwszego tysiąclecia naszej ery to czas zaniku dokumentowania działalności państwowej, co wynikało z ogólnego upadku kultury. Dopiero drugie tysiąclecie przynosi zmianę tej sytuacji. Odradza się też dokumentowanie działalności dyplomatycznej, administracyjnej i finansowej istniejących ówcześnie państw. Powstał i rozpowszechnił się najstarszy system kancelaryjny, który w Polsce zwany był okresem księgi wpisów. Jej cechą jest to, że wszystkie sprawy wpływające i wypływające z kancelarii władcy lub też w późniejszym czasie feudała, wpisywano do księgi w kolejności powstawania dokumentów. Ten system kancelaryjny był stosowany w urzędach i instytucjach państwa polskiego do czasu ostatniego rozbioru Rzeczpospolitej. Równocześnie z księgami wpisów, jako ich odmiana, pojawiły się księgi rachunkowe ogólne i szczegółowe - specjalne, np. mennica, cło.

W okresie zaborów na terenie ziem polskich zaczął obowiązywać nowy system kancelaryjny, zwany dziennikowym. Na terenie każdego zaboru stosowana była inna odmiana tego systemu. Powstanie systemu dziennikowego wiąże się z rozwojem gospodarczym państw europejskich i wprowadzeniem bardziej skomplikowanej organizacji państwa, a więc konieczności innego administrowania nim. To powodowało wzrost ilości wytwarzanej dokumentacji. System dziennikowy polegał na wpisywaniu do księgi zwanej dziennikiem korespondencyjnym lub podawczym wszystkich pism wpływających do każdej jednostki organizacyjnej i z niej wysyłanych.

W zaborze austriackim nie łączono pism w sprawy. Jeden dziennik prowadzono przez wiele lat. W zaborze rosyjskim łączono pisma w sprawy, które zamykano po upływie roku. W zaborze pruskim łączono pisma w sprawy i chowano w teczki tematyczne, które narastały w zależności od potrzeby przez rok, kilka lat a nawet kilkanaście.

System ten powstał i rozpowszechnił się w wieku XVIII, przede wszystkim w państwie pruskim, a następnie rozpowszechnił się po całej Europie. W wieku XIX wielokrotnie był modyfikowany i ulepszany. Było to bowiem związane z powstaniem nowych rodzajów dokumentacji.

Najwcześniej powstałym rodzajem nowoczesnej dokumentacji była dokumentacja zwana aktową. W wieku XIX zaczęły powstawać nowe rodzaje dokumentacji, tj. kartograficzno - geodezyjna i projektowo - kosztorysowa, a w drugiej jego połowie utrwalana sposobem technicznym, zwana audiowizualną.

Rozwój administracji i powstanie nowych rodzajów dokumentacji powodował, że system dziennikowy stawał się niewydolny. Trudno było bowiem załatwić sprawę szybko, gdyż konieczne było szukanie pism w różnych wiązkach, segragatorach, teczkach. Groziło to niewydolnością systemu administracyjnego. Aby usprawnić istniejący stan rzeczy zaczęto poszukiwać sposobów na to, aby wszystkie pisma w danej sprawie znajdowały się w jednym miejscu, co ułatwia szybkie dotarcie do nich i załatwienie sprawy.

Zaczęto powoli unowocześniać dziennik podawczy, dodając rubrykę znak akt, lecz to też nie poprawiło na długo tempa załatwiania spraw. W drugiej połowie XIX wieku w Stanach Zjednoczonych stworzono system klasyfikacji zasobu bibliotecznego. System ten zastosowano też w kancelariach urzędów i innych jednostek. W ten sposób powstał bezdziennikowy system kancelaryjny, którego podstawą jest jednolity rzeczowy - dziesiętny wykaz akt. W systemie tym zrezygnowano z dziennika podawczego, w którym rejestruje się wszystkie pisma wchodzące, wychodzące i powstające w jednostce na rzecz rejestrowania spraw, w rejestrze zwanym spisem spraw, który znajduje się na początku każdego segragatora, gromadzącego dokumentację (pisma) jednorodnego rodzaju spraw.

Bezdzienikowy system kancelaryjny polega więc na jednorazowym zarejestrowaniu spraw, a nie wielokrotnej rejestracji pism w sprawie.

W 1918 roku po odzyskaniu przez Rzeczpospolitą niepodległości powołano do życia Wydział Archiwów Państwowych przy Ministerstwie Wyznań Religijnych i Oświecenia Publicznego. W tym okresie kształtował się sposób postępowania z dokumentacją wytwarzaną w różnych jednostkach. W 1931 roku uchwałą Rady Ministrów z dnia 24 lipca wprowadzono do stosowania w organach administracji państwowej oraz w organach samorządu terytorialnego bezdziennikowy system kancelaryjny. Ponieważ podstawą tego systemu był wykaz akt, który klasyfikował i kwalifikował całość dokumentacji zaczęto wprowadzać strukturalne wykazy akt, które były oparte na strukturze organizacyjnej każdej jednostki. Zmieniały się one wraz z każdą reorganizacją jednostki. Najważniejszą jednak cechą tych wykazów było wartościowanie dokumentacji w segregatorach, czyli nadanie jej kategorii A - wieczystej i kategorii B - czasowej. Takie wykazy były tworzone po II Wojnie Światowej aż do 1963 roku, kiedy to zarządzeniem Ministra Szkolnictwa Wyższego z dnia 9 kwietnia 1963 roku wprowadzono podział akt na kategorie archiwalne [Monitor Polski Nr 37 poz. 184]. Jego główną cechą i walorem jest to, że nie występuje żadna zależność od struktury organizacyjnej jednostki. Do dzisiaj jest on stosowany, a zasada jednolitości obowiązuje wszystkie jednostki organizacyjne przy budowie wykazu akt.

Każda jednostka w trakcie swej działalności wytwarza dokumentację, która jest wynikiem jej funkcjonowania w określonym czasie. W chwili upadłości, likwidacji lub przekształcenia jednostki dokumentacja ta jako cześć narodowego zasobu archiwalnego musi być odpowiednio zabezpieczona. Obowiązek jej zabezpieczenia spoczywa na syndyku, likwidatorze lub osobie odpowiedzialnej za przekształcenia - osobie prawnej lub fizycznej.

Podejmując się obowiązków syndyka masy upadłościowej lub likwidatora konkretnej jednostki należy dowiedzieć się w tej jednostce, czy wytwarzana przez nią dokumentacja stanowi państwowy zasób archiwalny, czy niepaństwowy zasób archiwalny.

Państwowy zasób archiwalny to zasób, którego właścicielem jest państwo lub jego jednostki organizacyjne. Na terenie byłego województwa koszalińskiego tworzyły go i tworzą:

jednostki organizacyjne administracji rządowej w województwie w tym administracji zespolonej (np. urząd wojewódzki, kuratorium oświaty z jego delegaturami) jak i administracji niezespolonej i ich delegatury, urzędy statystyczne,
samorząd terytorialny i jednostki tworzone przez ten samorząd, np. urząd marszałkowski, starostwa powiatowe ziemskie i grodzkie, urzędy miast i gmin,
związki i porozumienia o charakterze regionalnym, wojewódzkim, powiatowym, między gminnym tworzone na podstawie przepisów o samorządzie wojewódzkim, powiatu lub samorządzie gminnym,
jednostki organizacyjne wymiaru sprawiedliwości, sądy okręgowe, sądy rejonowe, prokuratury okręgowe i rejonowe, samorządowe kolegia odwoławcze, okręgowe inspektoraty służby więziennej,
instytucje kontrolne, Najwyższa Izba Kontroli, Państwowa Inspekcja Handlowa, Państwowa Inspekcja Pracy,
urzędy stanu cywilnego,
instytucje finansowe i ubezpieczeniowe, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego, z bankowości tylko Narodowy Bank Polski i jego oddziały,
jednostki organizacyjne nauki i oświaty: państwowe szkoły wyższe - Politechnika Koszalińska, szkoły średnie - Zespół Szkół Morskich w Darłowie i Liceum Ogólnokształcące im. Stanisława Dubois w Koszalinie,
jednostki organizacyjne kultury i sztuki, ochrony dziedzictwa narodowego, tj. Radio Koszalin, parki narodowe (Dyrekcja Drawskiego i Ińskiego Parku Krajobrazowego w Złocieńcu) oraz jednostki podległe samorządowi terytorialnemu, np. Bałtycki Teatr Dramatyczny w Koszalinie, Filharmonia Koszalińska, Muzeum Oręża Polskiego w Kołobrzegu, Muzeum w Koszalinie, Koszalińska Biblioteka Publiczna w Koszalinie,
jednostki organizacyjne ochrony zdrowia - Szpital Wojewódzki w Koszalinie, Powiatowa Stacja Sanitarno - Epidemiologiczna w Szczecinku,
samorządowe jednostki organizacyjne nie wymienione wyżej, a w szczególności Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Koszalinie, Zarząd Dróg Miejskich w Koszalinie, Delegatura Biura Planowania Przestrzennego Oddział w Koszalinie.

Państwowy zasób archiwalny to materiał archiwalny, inaczej akta kategorii A oraz dokumentacja niearchiwalna kategorii B. Nie wszystkie jednostki państwowe i samorządowe wytwarzały i wytwarzają takie akta. Akta także wytwarzają te jednostki, które otrzymały pisemną decyzję Archiwum Państwowego na terenie którego działają.

Niepaństwowy zasób archiwalny tworzą m.in. jednostki spółdzielcze, partie polityczne, kościoły i związki wyznaniowe, stowarzyszenia samorządowe i te dla których samorząd jest organem założycielskim. Nie wytwarzają one materiału archiwalnego, tj. jak wcześniej wspomniano, akt kategorii A, tylko akta kategorii B o różnym okresie przechowywania. Wiąże się to z faktem, że nie otrzymały one pisemnej decyzji Archiwum Państwowego o tworzeniu materiału archiwalnego z terenu właściwości działania Archiwum Państwowego. Ponadto zasób niepaństwowy tworzy cały sektor prywatny - różnego rodzaju spółki handlowe, gdzie w ogóle nie ma udziału Skarbu Państwa lub jego udział jest bardzo minimalny.

Należy zwrócić uwagę na fakt, że na początku lat dziewięćdziesiątych rozpoczął się proces prywatyzacji zakładów państwowych. Niektóre z nich, np. TEPRO w Koszalinie tworzyły państwowy zasób archiwalny jako jednostki państwowe. Po przekształceniu własnościowym przestały tworzyć ten zasób ałe mają nadal materiał archiwalny, którego nie przekazały do Archiwum Państwowego. Zasób państwowy mają również te jednostki, które miały rangę wojewódzkich w dawnym województwie koszalińskim, a po reformie administracyjnej państwa w 1999 roku stały się zamiejscowymi oddziałami wojewódzkimi jak np. Wojewódzkie Biuro Planowania Przestrzennego, Izba Skarbowa, Inspekcje Nasienne.

Rozpoczynając pracę w jednostce syndyk lub likwidator musi koniecznie dowiedzieć się, czy jednostka ta wytwarza obecnie akta kategorii A (materiał archiwalny - zasób państwowy) lub, czy kiedykolwiek tworzyła akta kategorii A. Jeżeli jednostka wytwarzała akta tej kategorii, to czy przekazała je do właściwego Archiwum Państwowego czy nie. Jeżeli nie można znaleźć tych wiadomości w aktach organizacyjnych jednostki lub w wykazie jednostek (zał.l - Wykaz jednostek organizacyjnych tworzących państwowy zasób archiwalny na terenie byłego województwa koszalińskiego) to wtedy należy zwrócić się z zapytaniem do Oddziału Nadzoru Archiwalnego Archiwum Państwowego w Koszalinie. Ustalenie tego faktu jest niezbędne w celu wyboru drogi postępowania z aktami. Inny bowiem jest tryb postępowania, gdy jednostka wytwarzała materiał archiwalny - akta kat. A, a inny gdy nie wytwarzała akt kat. A, tylko samą kat. B.

I. Postępowanie z aktami jednostki, która wytwarzała akta kat. A [materiał archiwalny stanowiący zasób państwowy].

Po ustaleniu faktu, że jednostka wytwarzała akta kat. A należy: - sprawdzić czy posiadała przepisy kancelaryjno-archiwalne, tj. instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcję o zasadach prowadzenia archiwum zakładowego.

Instrukcja kancelaryjna określa zasady obiegu dokumentacji w jednostce, definiuje system kancelaryjny, sposoby gromadzenia tej dokumentacji i postępowanie z nią, gdy przestanie być użyteczna do bieżącej działalności.

Jednolity rzeczowy wykaz akt klasyfikuje w odpowiednie przepisy rzeczowe całą dokumentację i kwalifikuje, to znaczy określa kategorie A lub B danej dokumentacji.

Instrukcja archiwalna (posiadają ją jednostki, które tworzą materiał archiwalny i przechowują go w swoim archiwum zakładowym) omawia sposób przejmowania akt z komórek organizacyjnych instytucji, gdy przestaną one być potrzebne do bieżącej ich działalności, jak należy je ewidencjonować, w jakich warunkach przechowywać, kiedy przekazywać akta kat. A do Archiwum Państwowego oraz jak postępować z dokumentacją niearchiwalną (kat. B), gdy upłynęły terminy jej przechowywania w archiwum zakładowym.

Kolejną czynnością jest zapoznanie się za stopniem zachowania i uporządkowania akt kategorii A przechowywanych w archiwum zakładowym i w komórkach organizacyjnych. Najpierw trzeba ustalić czy pracownicy tworzyli teczki i segregatory zgodnie z wykazem akt, to znaczy czy nadawali odpowiednie symbole klasyfikacyjne (numery i tytuły), odpowiadające tym symbolom kategorie i hasła rzeczowe. Sprawdza się również, czy zawartość teczek kategorii A jest właściwa i kompletna. Pomocna w tym jest instrukcja kancelaryjna.

Gdy materiał archiwalny jest kompletny (zachowany w całości ze wszystkich lat działalności jednostki) to należy przygotować go do przekazania do Archiwum Państwowego.

Jeżeli nie jest kompletny, to trzeba poszukać czy nie zachował się na poszczególnych stanowiskach pracy. Jeżeli został odnaleziony, to zbiór akt należy uzupełnić o ten właśnie materiał. W przypadku, gdy nie odnaleziono akt kategorii A, należy sporządzić notatkę informującą o takim właśnie stanie zachowania akt kat. A.

Materiał archiwalny powinien być uporządkowany, gdy komórki organizacyjne przekazują go do swojego archiwum zakładowego. Jeśli stwierdza się, że nie jest on uporządkowany, należy go uporządkować wewnętrznie i zewidencjonować. Co rozumie się przez uporządkowanie materiałów archiwalnych podaje własna instrukcja kancelaryjna lub §14 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasadę jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasadami i trybem przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167 poz. 1375). Porządkować materiał archiwalny powinni pracownicy jednostki, która go wytwarzała. W przypadku gdy nie jest to możliwe, można zlecić tę czynność (łącznie ze sporządzeniem ewidencji uporządkowanych akt) specjalistycznej firmie. Wyboru firmy dokonuje zgodnie z przepisami syndyk lub likwidator, gdyż w świetle przepisów żadna z firm nie ma prawa wyłączności na porządkowanie materiału archiwalnego.

Jednostki, które otrzymały pisemne zawiadomienie o wytwarzaniu akt kategorii A organizują archiwum zakładowe, w którym gromadzą i przechowują akta kategorii A i B. Funkcjonowanie archiwum zakładowego określa instrukcja archiwalna. Zawarte są w niej wiadomości o ewidencjonowaniu przechowywanych akt kategorii A i kategorii B, sposobie przekazywania ich przez komórki organizacyjne, a także brakowania dokumentacji niearchiwalnej (akta kategorii B) i sposobie przekazywania akt kategorii A do Archiwum Państwowego.

II. Postępowanie z aktami jednostek, które wytwarzały tylko akta kategorii B [państwowe i niepaństwowe].

Jednostki takie nie posiadają najczęściej przepisów kancelaryjno-archiwalnych. Wpływająca i wypływająca korespondencja wpisywana jest w dziennik korespondencyjny. Nie mają własnego wykazu akt. Nie potrafią odpowiednio kwalifikować i klasyfikować wytwarzanej przez siebie dokumentacji. Dokumentacja ta jest przechowywana na stanowiskach pracy to znaczy w registraturze lub w wydzielonym pomieszczeniu zwanym składnicą akt. Po ustaleniu, że jednostka wytwarzała akta kategorii B, powinno się całość tej dokumentacji zgromadzić, jeżeli to możliwe, w jednym pomieszczeniu. Przystępując do porządkowania należy podzielić ją na odpowiednie komórki organizacyjne (segregacja). Potem posługując się przykładowym wykazem akt typowych i kwalifikatorami branżowymi należy dokonać podzielenia akt na poszczególne grupy rzeczowe, stwierdzając czy powinny być nadal przechowywane, czy już wybrakowane. Najdłuższy okres przechowywania posiada dokumentacja osobowo-płacowa, tj. akta personalne, listy płac i kartoteki wynagrodzeń - kategoria B-50. Następnie akta organizacyjne i rejestracyjne firmy - kategoria B-25.

Najkrótszy (B-5) czas przechowywania mają akta księgowo finansowe. Wszelkiego rodzaju klasyfikatory specjalistyczne np. dotyczące dokumentacji technicznej, geologicznej, wartościują ją jako BE, mając na uwadze jej przydatność praktyczną.

Tak uporządkowane akta kategorii B należy spisać na druku spisu zdawczo - odbiorczego - wzór w Rozporządzeniu Ministra Kultury z 2002 roku, przyjmując jako zasadę, że akta personalne to spis zdawczo-odbiorczy nr 1, dokumentacja płacowa, listy płac, kartoteki to spis nr 2, pozostałe, poczynając od organizacyjnych, na kolejnych spisach.

III. Forma i tryb przekazywania akt kategorii A do Archiwum Państwowego.

Uporządkowane wewnętrznie akta kat. A oraz opisane zewnętrznie teczki materiałów archiwalnych spisujemy na odpowiednim druku spisu zdawczo-odbiorczego, którego wzór jest załącznikiem nr 6 do ww. Rozporządzenia Ministra Kultury. Spisujemy akta kat. A oddzielnie dla każdej komórki organizacyjnej. Na początku takiego spisu znajdą się akta, które w jednolitym rzeczowym wykazie akt mają symbol klasyfikacyjny najniższy (np. 0020, 0200, 0900, 110, 150, 321), a na końcu najwyższy. Raz jeszcze należy podkreślić, że taki spis sporządzamy oddzielnie dla każdej komórki.

W ramach symboli układ teczek jest w porządku chronologicznym czyli od daty najwcześniejszej do najpóźniejszej umieszczonej na teczce, np. 1961-1964, 1970-1975, 1980-1986.

Na każdą teczkę nanosi się w jej lewym dolnym rogu sygnaturę akt, która składa się z kolejnego numeru spisu przekazywanych akt łamanego przez liczbą porządkową spisu.

Spisy akt kat. A sporządza się w 3 egzemplarzach, z których dwa przeznaczone są dla Archiwum Państwowego, a jeden dla zdającego [§15 cytowanego Rozporządzenia].

Do spisów przekazywanych materiałów archiwalnych dołącza się krótką informację o organizacji i zakresie działania jednostki od jej powołania do momentu upadłości, likwidacji bądź przekształcenia.

Jeżeli następuje przekształcenie własnościowe jednostki to zapewne część materiałów archiwalnych będzie potrzebna do dalszej działalności nowej firmy. W związku z powyższym zajdzie konieczność wyłączenia niektórych teczek i pozostawienia nowej firmie. W takim przypadku przekazuje się do Archiwum Państwowego teczki, które są już zamknięte wraz ze spisami. Natomiast teczki, które pozostają w nowej firmie spisujemy na odrębnym spisie zdawczo-odbiorczym nanosząc na te teczki sygnatury archiwalne. Jeden egzemplarz spisu tych akt przekazujemy Archiwum Państwowemu, drugi będzie załącznikiem do protokółu przekazania tych akt nowej firmie, a trzeci pozostaje w dokumentacji przekształceniowej.

Trzeba pamiętać, że każda teczka uporządkowanych akt kategorii A powinna być przesznurowana i nie może zawierać żadnych elementów metalowych. Teczki powinny być umieszczone w odpowiednich dla nich opakowaniach chroniących przed uszkodzeniami mechanicznymi, chemicznymi i biologicznymi, a opakowania odpowiednio opisujące zawartość [§16 i 17 ww. Rozporządzenia].

Istnieje także możliwość użyczenia materiałów archiwalnych na określony czas lub ich powierzenia przekształconej firmie, dokonuje się je w formie umowy.

IV. Postępowanie z aktami kategorii B, w tych jednostkach, które tworzyły kategorię A.

Jednostki takie oprócz kategorii A wytwarzają też kategorię B. Postępowanie z tą dokumentacją jest takie same jak w przypadku jednostek tworzących wyłącznie kategorię B.

V. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w jednostkach państwowych i niepaństwowych.

Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w jednostakch, które wytwarzały materiał archiwalny i w jednostkach, które nie wytwarzały materiału archiwalnego jest identyczne.

Dokumentacja, której upłynął termin przechowywania w archiwum zakładowym lub w składnicy akt musi być spisana na odpowiednim formularzu [zał.4 do ww. Rozporządzenia). Spis dokumentacji dokonuje się w kolejności komórek organizacyjnych, które wytwarzały tę dokumentację (np. po Wydziale Organizacyjnym, następuje Wydział Finansowy, Kadry itp.). Jeżeli jednostki organizacyjne posiadały własny wykaz akt to wypełnia się rubrykę nr 1 [l.p], nr 2 [sygnaturę archiwalną], nr 3 [symbol z wykazu aktj oraz pozostałe. W przypadku, gdy nie posiadały wykazu akt to wypełnia się nr 1, 2, 4 i pozostałe. Taki spis sporządza się w 3 egzemplarzach, z czego drugi egzemplarz wraz z protokółami brakowania [zał.3 Rozporządzenia] przesyła się do właściwego terytorialnie Archiwum Państwowego w celu uzyskania zgody na wybrakowanie. Zgodę taką wydaje Komisja Archiwalna Oceny Dokumentacji tego Archiwum i przesyła ją na podany adres.

VI. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w jednostkach niepaństwowych, czyli tworzących sektor prywatny, spółdzielczy, samorządowy i w pozostałych, które nie wytwarzają kategorii A.

Dokumentacja, której upłynął termin przechowywania, powinna być również spisana najlepiej na identycznych drukach i w takiej samej formie jak we wcześniej omówionym przypadku. Nie jest jednak do jej zniszczenia potrzebna zgoda Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji przy właściwym terytorialnie Archiwum Państwowym. Polecenia zniszczenia spisanej dokumentacji wydaje syndyk, likwidator.

VII. Przechowywanie akt kat. B, którym nie upłynęły terminy przechowywania.

Syndycy i likwidatorzy dokonują wyboru specjalistycznej firmy, która zgodnie z przepisami będzie przechowywała akta kategorii B, od kategorii B-2 do B-50, zlikwidowanych firm. Wszystkie te specjalistyczne firmy mają pod tym względem jednakowe uprawnienia do przechowywania takiej dokumentacji.

Teczki tej dokumentacji, uprzednio uporządkowane i opisane, wraz z ewidencją (omówioną wyżej) przekazuje się przechowawcy, wcześniej obydwie strony sporządzają na tę okoliczność odpowiednią umowę.

Przechowawca brakuje akta kategorii B, którym upłynął termin przechowywania, postępując zgodnie z wymogami prawa.

Te wszystkie specjalistyczne czynności można zgodnie z przepisami zlecić firmie specjalistycznej, która podejmie się wykonania zadań związanych z uporządkowaniem i zewidencjonowaniem materiału archiwalnego, przekazaniem go do właściwego Archiwum Państwowego oraz uporządkowania, zewidencjonowania, wybrakowania akt kategorii B, a także przejęcia i przechowywania przez odpowiedni okres czasu pozostałych akt kategorii B.

VIII. Przechowalnictwo.

Akta kat. B przechowywać mogą również firmy specjalistyczne. Problem przechowalnictwa jest obecnie na rynku światowym problemem ważnym z uwagi na ilość potrzebnego miejsca na dokumentację oraz czas jej przechowywania. W zasadzie dokumentacja będzie „leżała" od 5 lat do 50 lat.

Stany Zjednoczone i inne kraje wysoko rozwinięte próbują zlokalizować gros materiałów nawet poza granicami kraju, np. w Australii lub Indiach.

Istnieją dwa rodzaje firm przechowalnictwa: ogromne wyspecjalizowane jednostki o dużej powierzchni, gdzie dokumentację się dowozi oraz małe, średnie jednostki terenowe. Zasada archiwalna stanowi, iż dokumentacja powinna być przechowywana w miejscu jej wytworzenia albowiem tam jest najbardziej poszukiwana i potrzebna dla ludzi i wyspecjalizowanych jednostek kontrolnych. Wydaje się to najracjonalniejsze choć w dużych aglomeracjach jest to problem ze względu na ilość potrzebnej powierzchni na przechowalnictwo. Państwo nie jest w stanie zabezpieczyć w 100% powierzchni dla wytwarzanych w całości akt, stąd np. w Polsce ustawa z 28 maja 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej. Ustawa ta nie koncesjonuje, nie wymaga zezwoleń, zgód ani innej formy prawnej na przechowalnictwo archiwalne dokumentacji o czasowym okresie przechowywania.

W naszym kraju w ostatnich latach tworzenie polityki przechowalnictwa dokumentacji przejęły w zasadzie na siebie sądy gospodarcze, które dokonywały selekcji firm, które mogłyby te sprawy prawidłowo prowadzić, objąć patronatem wytwarzaną dokumentację upadających i likwidowanych firm zabezpieczając i ratując ich zasób.

Autorka prowadzi firmę specjalistyczną dla przechowywania dokumentów likwidowanych firm.