O nas

Dokument Biuro Archiwalne Depozyt Akt powstało w marcu 1991 roku i do dnia dzisiejszego zgromadziło depozyty 685 instytucji głównie z terenu byłego województwa koszalinskiego. Wśród największych depozytów aktowych znajdują się między innymi: Przedsiębiorstwo Przemysłu Elektronicznego "Kazel" Koszalin, Fabryka Pomocy Naukowych Koszalin, Miejski Zakład Dróg i Mostów Spółka zo.o. Koszalin, Zakład Opieki Zdrowotnej w Koszalinie, "Sławodrzew" Sławno, Koszalińskie Przedsiębiorstwo Instalacji Budownictwa Spółka zo.o., Koszalińska Spółdzielnia Ogrodniczo Pszczelarska, Przedsiębiorstwo Produkcyjno Handlowe "Centrala Rybna" Koszalin, Chłodnia Koszalin, Okręgowa Spółdzielnia Mleczarska w Kołobrzegu i inne.

Zgromadzony zasób archiwalny Biuro przechowuje we własnych magazynach odpowiednio zabezpieczonych i spełniających wszystkie kryteria przechowalnictwa dokumentacji.

Od początku istnienia stali pracownicy Biura wykonywali prace archiwizacyjne poczynając od porządkowania akt, segregacji, systematyzacji aż po sporządzanie w sytemie komputerowym ewidencji archiwalnej i różnego rodzaju pomocy archiwalnej.

W okresie istnienia Biuro uporządkowało ponad 800 instytucji, które zleciły prace porządkowe. W swoim zakresie usług wykonaliśmy i wykonujemy komplety normatywów kancelaryjno-archiwalnych: tj. instrukcje kancelaryjne, instrukcje w zakresie prowadzenia składnic lub archiwów zakładowych oraz jednolite rzeczowe dziesiętne wykazy akt dla różnych branż, np.: szkolnictwo, leśnictwo, rolnictwo, przemysł spożywczy, łączność, transport, zdrowie, kultura i sztuka.

Biuro wykonywało również szkolenia archiwalne mające na celu przygotowanie osób do pełnienia obowiązków archiwisty zakładowego.

Na bieżąco wykonuje kwerendy archiwalne związane z wydawaniem zaświadczeń o wysokości osiąganych zarobków, okresu zatrudnienia, okresów zasiłkowych, zwolnienia lekarskiego, urlopów, itp.

Od 01.09.2005r. wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach z depozytów Biura Dokument przejęła spółka DOKUMENT Biuro Archiwalne - Depozyt Akt Spółka z o.o. w Koszalinie.

Prezesem Spółki jest:
Elżbieta Szafarz-Marczyk — absolwentka Uniwersytetu Poznańskiego, autorka publikacji "Obowiązki syndyka"

Na stałe lub doraźnie z firmą związanych jest około 12 osób. Przy przyjmowaniu akt zapewniamy usługę kompleksową - porządkowanie akt, sporządzanie ewidencji i protokołów zdawczo-odbiorczych oraz dostarczamy je do miejsca depozytu na własny koszt.

Akta są udostępniane nie tylko dla celów sądowych, dokumentalnych, ZUS i Urzędów Skarbowych, a także dla badaczy dziejów historii regionu zgodnie z przepisami w tym zakresie obowiązującymi.

Aktualny wykaz przyjętych instytucji znajdziecie Państwo w zakładce Spis firm.

Zapraszamy zatem Państwa do współpracy z naszą firmą. Firma Dokument oferuje tylko i wyłącznie profesjonalne usługi oraz zatrudnia najlepszych archiwistów na Pomorzu Środkowym.

Jak prawidłowo zabezpieczyć i ewidencjonować dokumentację archiwalną, aby spełniała wymogi formalne i dowodowe?

Prawidłowe zabezpieczenie i ewidencjonowanie dokumentacji archiwalnej polega na jej uporządkowaniu zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, nadaniu kategorii archiwalnej oraz zapewnieniu kontrolowanych warunków przechowywania. Proces ten obejmuje analizę struktury organizacyjnej jednostki oraz kwalifikację dokumentów do odpowiednich klas rzeczowych. Kluczowe znaczenie ma także sporządzenie kompletnej ewidencji w systemie informatycznym, co umożliwia szybkie odtworzenie przebiegu zatrudnienia czy historii rozliczeń. W praktyce Dokument Biura archiwalnego - Depozytu akt Sp. z o. o. w Koszalinie działania te realizowane są w oparciu o wieloletnie doświadczenie oraz obowiązujące przepisy archiwalne. Dzięki temu dokumentacja zachowuje wartość dowodową i pozostaje dostępna dla uprawnionych podmiotów.

Istotnym etapem jest również fizyczne przygotowanie akt poprzez ich oczyszczenie, usunięcie elementów metalowych i właściwe zapakowanie w materiały bezkwasowe. Następnie sporządzane są spisy zdawczo-odbiorcze oraz protokoły przekazania, które zapewniają ciągłość odpowiedzialności za zasób. Kontrola warunków magazynowych obejmuje monitorowanie wilgotności i temperatury, co ogranicza ryzyko degradacji papieru. Tak opracowany system pozwala na bezpieczne udostępnianie akt do celów sądowych, administracyjnych i historycznych.