Oferta

Oferta firmy Dokument obejmuje następujący zakres usług:

• Przyjmowanie depozytów aktowych zakładów czynnych, w likwidacji lub w upadłości;
• Porządkowanie dokumentacji w zakładach pracy;
• Przeprowadzanie procedury brakowania (niszczenia dokumentów);
• Opracowanie przepisów kancelaryjno-archiwalnych (instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt lub archiwum zakładowego)
• Prowadzenie archiwów i składnic akt na zlecenie;
• Wykonywanie kwerend archiwalnych związanych z wydawaniem zaświadczeń o wysokości osiąganych zarobków, okresu zatrudnienia, okresów zasiłkowych, zwolnienia lekarskiego, urlopów, itp.

Od 01.09.2005r. wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach z depozytów Biura Dokument przejęła spółka DOKUMENT Biuro Archiwalne - Depozyt Akt Spółka z o.o. w Koszalinie.

Jak przebiega prawidłowa procedura brakowania dokumentów zgodnie z przepisami archiwalnymi?

Procedura brakowania dokumentów polega na formalnym wytypowaniu akt do zniszczenia na podstawie kategorii archiwalnej oraz uzyskaniu wymaganej zgody właściwego archiwum państwowego. Proces ten rozpoczyna się od analizy jednolitego rzeczowego wykazu akt i ustalenia, które teczki utraciły okres przechowywania. Następnie sporządzany jest spis dokumentacji przeznaczonej do brakowania, co zapewnia pełną kontrolę nad zakresem niszczenia. W praktyce Dokument Biuro archiwalne - Depozyt akt Sp. z o. o. z Koszalina realizuje te czynności w oparciu o szczegółową weryfikację formalną i merytoryczną akt. To sprawia, że minimalizowane jest ryzyko zniszczenia dokumentów o wartości dowodowej lub historycznej.

Kolejnym etapem jest przekazanie wniosku wraz ze spisem do właściwego archiwum państwowego oraz oczekiwanie na zatwierdzenie. Po uzyskaniu zgody dokumenty poddawane są trwałemu zniszczeniu w sposób uniemożliwiający odtworzenie danych. Całość procesu dokumentowana jest protokołem brakowania, który stanowi potwierdzenie zgodności działań z przepisami. Tak prowadzona procedura chroni jednostkę przed odpowiedzialnością administracyjną i naruszeniem zasad ochrony informacji.